La tarea de administrar un restaurante es como dirigir una orquesta. No se trata sólo de calcular costos y jugar con números y estadísticas de ventas, sino que hace falta ocuparse de los aspectos más prácticos: relaciones públicas, inventarios, personal y hasta atención al cliente.
Son tantas cosas que es sencillo perder alguna de vista, pero no hace falta abrumarse. Hay 3 aspectos básicos que te permitirán optimizar la administración de un restaurante y hoy los compartiremos contigo.
Las claves para administrar mejor tu restaurante
1. Planea con anticipación
Si no haces un plan de negocios, no administras el restaurante sino que el restaurante administra tu tiempo. La proactividad es fundamental en el mundo gastronómico pues las cosas se mueven con mucha velocidad y tú debes aprender a estar varios pasos adelante.
Crea un plan diario, semanal o mensual (según corresponda) en el que contemples aspectos como:
- Necesidades del personal: turnos, contrataciones, entre otros. Mantener el personal debe ser parte de las prioridades, pues se pierde mucho dinero y tiempo en el proceso de contratación.
- Cambios en el menú: el menú del restaurante no tiene que estar escrito en piedra. Deja espacio para cambios estacionales, promociones, despídete de platillos que nadie pide. Adáptate a las tendencias del mercado.
- Inventario: compras y sustituciones de ingredientes y otros consumibles, contempla promociones y ahorro por compras al mayor, entre otros.
- Marketing y estrategias promocionales: el restaurante debe estipular la contratación de profesionales que garanticen la imagen y presencia en redes sociales. Así como también debe hacerse eco de descuentos, promociones especiales, premios a fidelidad y otras estrategias.
- Actualizaciones de sistemas tecnológicos: algo tan simple como la implementación de un punto de venta y equipos táctiles, por ejemplo, puede tener un impacto significativo en el ritmo de trabajo y eficiencia.
2. Conoce el restaurante
Uno de los secretos para administrar un restaurante de forma eficiente es conocer muy bien cómo opera en todos sus niveles.
Un buen gerente es capaz de saber cómo trabaja la cocina, entiende el estrés de los camareros, cómo trabajar con el programa para punto de venta, cómo se toma una orden, cómo se cancela una reserva, el flujo de clientes, las horas más concurridas y demás.
Este conocimiento te permitirá establecer soluciones reales y efectivas en caso de una emergencia, además de ganarte el respeto del personal que está bajo tu guía.
3. Control estricto de los insumos
La forma más sencilla de perder dinero en un restaurante está en un inventario fuera de control. Si entran ingredientes de cualquier modo, se acumulan, pierden frescura y deben tirarse.
Es imprescindible que el inventario responda a las necesidades reales del consumo del restaurante. Por ejemplo, siempre hay platillos que se venden con más frecuencia, así que las reservas de sus ingredientes tendrán una rotación más alta que otros. Asimismo, hay que cuidar aquellos ingredientes con tiempos de conservación reducidos y poca rotación.
Por otra parte, los precios de los alimentos varían según disponibilidad, temporada y otros aspectos, por lo que es natural que existan ajustes de precios de los platillos en ciertos momentos.
El objetivo es minimizar la inversión en ingredientes y mantener o mejorar el margen de ganancia, sin que esto afecte la calidad de los alimentos que se sirven en el restaurante.
La forma más sencilla de establecer un control estricto del inventario es con la implementación de ayudas tecnológicas. Poster es el software para restaurantes especializado que te permitirá llevar el conteo de los materiales en el inventario, teniendo en cuenta categorías como ingredientes frescos, semi-preparados y otros.
Poster además puede ofrecerte estadísticas acerca de los platillos más populares y hasta establecer márgenes de utilidad para poder crear menús rentables. Es una pequeña inversión que te ofrecerá control y te dará espacio para ocuparte de otros detalles que harán prosperar tu negocio.